CONTOH MANUAL MUTU DEPARTEMEN PRODUKSI PENGOLAHAN IKAN

I.    PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Dewasa ini globalisasi telah menjangkau berbagai aspek kehidupan. Sebagai akibatnya persainganpun semakin tajam. Dunia bisnis sebagai salah satu bagiannya juga mengalami hal yang sama. Perusahaan-perusahaan yang dahulu bersaing hanya pada tingkat local atau regional, kini harus pula bersaing dengan perusahaan dari seluruh dunia. Hanya perusahaan yang mampu menghasilkan barang atau jasa berkualitas kelas dunia yang dapat bersaing dalam pasar global.

Demikian halnya perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang produksi pangan, apabila ingin memiliki keunggulan dalam skala global, maka perusahaan-perusahaan tersebut harus mampu melakukan setiap pekerjaan secara lebih baik dalam rangka menghasilkan produk pangan berkualitas tinggi dengan harga yang wajar dan bersaing. Hal ini berarti agar perusahan atau industri pangan mampu bersaing secara global diperlukan kemampuan mewujudkan produk pangan yang memiliki sifat aman (tidak membahayakan), sehat dan bermanfaat bagi konsumen.

Penerapan kosep mutu di bidang pangan dalam arti luas menggunakan penafsiran yang beragam. Kramer dan Twigg (1983) menyatakan bahwa mutu merupakan gabungan atribut produk yang dinilai secara organoleptik (warna, tekstur, rasa dan bau). Hal ini digunakan konsumen untuk memilih produk secara total. Gatchallan (1989) dalam Hubeis (1994) berpendapat bahwa mutu dianggap sebagai derajat penerimaan konsumen terhadap produk yang dikonsumsi berulang (seragam atau konsisten dalam standar dan spesifikasi), terutama sifat organoleptiknya. Juran (1974) dalam Hubeis (1994) menilai mutu sebagai kepuasan (kebutuhan dan harga) yang didapatkan konsumen dari integritas produk yang dihasilkan produsen. Menurut Fardiaz (1997), mutu berdasarkan ISO/DIS 8402–1992 didefinsilkan sebagai karakteristik menyeluruh dari suatu wujud apakah itu produk, kegiatan, proses, organisasi atau manusia, yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan.

Hubeis (1994) menyatakan bahwa industri pangan sebagai bagian dari industri berbasis pertanian yang didasarkan pada wawasan agribisnis memiliki mata rantai yang melibatkan banyak pelaku, yaitu mulai dari produsen primer – (pengangkutan) – pengolah – penyalur – pengecer – konsumen. Pada masing-masing mata rantai tersebut diperlukan adanya pengendalian mutu (quality control atau QC) yang berorientasi ke standar jaminan mutu (quality assurance atau QA) di tingkat produsen sampai konsumen, kecuali inspeksi pada tahap pengangkutan dalam menuju pencapaian pengelolaan kegiatan pengendalian mutu total (total quality control atau TQC) pada aspek rancangan, produksi dan produktivitas serta pemasaran. Dengan kata lain permasalahan mutu bukan sekedar masalah pengendalian mutu atas barang dan jasa yang dihasilkan atau standar mutu barang (product quality), tetapi sudah bergerak ke arah penerapan dan penguasaan total quality management (TQM) yang dimanifestasikan dalam bentuk pengakuan ISO seri 9000 (sertifikat mutu internasional), yaitu ISO-9000 s.d. ISO-9004, dan yang terbaru yaitu ISO 22000.

1.2         Ruang Lingkup

Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu pada Departement Produksi Industri Pengolahan Ikan Perusahaan XYZ dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Perusahaan XYZ. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, peraturan-peraturan pemerintah RI dan Lembaga-lembaga terkait. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana produksi di Departement Produksi Pengolahan Ikan Perusahaan XYZ.

1.3         Tujuan

Manual Mutu ini bertujuan untuk:

  1. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan produksi hasil olahan Ikan di Industri Pengolahan Ikan, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
  2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
  3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
  4. Mencerminkan komitmen perusahaan dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan.

II.  LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU

Rujukan yang digunakan adalah :

  1. Implementasi ISO 22000 : Dasar Pikiran Sistem Manajemen Keamanan Pangan
  2. Implementasi ISO 9001: Prinsip Dasar Manajemen Mutu
  3. Implementasi ISO 14001: Komitmen Dasar Manajemen Lingkungan
  4. B/BTKL PPM (Balai/Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pemberantasan Penyakit Menular) dalam HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point)

 

III.   KEBIJAKAN  MUTU

DEPARTEMEN PRODUKSI PERUSAHAAN XYZ

3.1         Kebijakan Umum

1)             Produk yang dihasilkan adalah hasil olahan ikan kaleng yang menjamin keamanan pangan sepanjang rantai pangan hingga konsumsi akhir melalui komunikasi efektif, manajemen sistem HACCP, Good Manufacturing Practices (GMP), dan Standard Sanitation Operating Procedures (SSOP).

2)             Mengatur dan menurunkan resiko terhadap kesehatan manusia yang dihasilkan dari proses pengolahan makanan yang sesuai.

3)             Produk Olahan Ikan Sarden mensyaratkan pengelolaan produksi yang berkelanjutan.

4)             Pelaksanaan produksi di lingkungan Departemen Produksi Pengolahan Ikan pada Perusahaan XYZ dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma konsumen dilakukan secara berkelanjutan.

5)             Evaluasi terhadap proses produksi harus dilakukan secara sistematik, terstruktur, periodik dan berkesinambungan dengan menggunakan alat ukur yang dapat diterima secara nasional dan internasional.

6)             Peningkatan mutu produk didasarkan pada 6 pilar kebijakan peningkatan pengembangan, yaitu :

  1. Pengadaan bahan baku, Baik bahan utama maupun bahan tambahan industri harus direncanakan dan dikendalikan dengan baik. Baik atau buruknya bahan baku yang digunakan akan berpengaruh terhadap produk yang dihasilkan sehingga dapat menjadi evaluasi untuk quality control. Walaupun demikian hasil yang didapatkan harus menjadi perhatian untuk quality assurance yang bertugas menjamin mutu ditingkat yang lebih luas.
  2. Pengendalian produksi, Pengendalian produksi dilakukan secara berkelanjutan. Pengendalian produksi menjadi tanggung jawab dibagian quality control untuk menjamin proses produksi berjalan dengan baik. Proses yang baik akan menghasilkan produk yang baik yang sesuai standar perusahaan.
  3. Pengemasan, Pengemasan dilakukan dengan benar dan memenuhi persyaratan teknis untuk kepentingan distribusi dan promosi. Dalam industri pangan, pengemasan merupakan tahap terakhir produksi sebelum didistribusikan.
  4. Penyimpanan dan penanganan produk jadi, Penyimpanan dan penanganan produk jadi bertujuan untuk mencegah kerusakan akibat vibrasi, shok, abrasi, korosi, pengaruh suhu, Rh, sinar, dan sebagainya selama penanganan, pengangkutan, dan penyimpanan.
  5. Pemeriksaan dan pengujian selama proses dan produk akhir, Tujuan utama adalah untuk mengetahui apakah item atau lot yang dihasilkan memenuhi persyarakatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Quality control memegang peran pada tahap ini, karena pengujian produk akhir akan menjadi penentu keputusan produk jadi.
  6. Keamananan dan tanggung jawab produk, Karakteristik mutu keamanan dalam industri pangan semakin hari semakin penting karena banyak kasus yang terjadi baik di dalam maupun di luar negeri. Oleh karena itu perlu dikembangkan metode atau peraturan tentang praktek pengolahan pangan yang baik. Produk yang dihasilkan bukan hanya menjadi tanggung jawab bagian produksi, namun juga semua pihak yang terkait produksi.

3.2         Penjaminan Mutu Internal

7)             Penjaminan mutu internal merupakan penjaminan mutu yang dibuat oleh top management dan menjadi tanggung jawabnya dalam penerapan standar operasi departemen produksi yang menjamin :

  1. Keselamaan kerja
  2. Ketepatan produksi
  3. Kepercayaan pelanggan
  4. Keamanan produk

8)             Penjaminan mutu internal merupakan tanggung jawab top management dan seluruh pihak yang ada didalam departemen produksi. Sasaran penerapan sistem jaminan mutu produk harus dituangkan dalam Rencana Strategis/Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT).

IV.   SISTEM JAMINAN MUTU

DEPARTEMEN PRODUKSI PERUSAHAAN XYZ

4.1          Konsep

9)             Mutu adalah kesesuaian serangkaian produk atau jasa dengan standar yang ditetapkan perusahaan berdasarkan syarat, kebutuhan dan keinginan konsumen. Mutu Produk Perusahaan XYZ  merupakan gabungan atribut produk yang dinilai secara organoleptik (warna, tekstur, rasa, dan bau). Hal ini digunakan konsumen untuk memilih produk secara total.

10)         Mutu produk Perusahaan XYZ bersifat proaktif dalam pencegahan kegagalan produksi dibandingkan perbaikan produksi, hal ini bertujuan dalam meminimilasir biaya yang dikeluarkan. Mutu produk disesuaikan dengan prefrensi konsumen dalam memenuhi kebutuhannya.

11)         Sistem jaminan mutu produk olahan ikan dirancang untuk menjamin keamanan dan kepuasan konsumen dalam menggunakan produk ini. Hal ini berarti penjaminan mutu produk ditunjukan secara nyata kepada konsumen. Dengan demikian Departemen Produksi juga menjamin para karyawannya untuk bekerja sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan.

4.2         Penerapan

12)         Penerapan penjaminan mutu di Departemen Produksi Pengolahan Ikan Perusahaan XYZ dilakukan secara menyeluruh dan berkesinambungan disesuaikan dengan tingkat preferensi konsumen dalam memenuhi kebutuhan akan produk yang perusahaan XYZ hasilkan.

13)         Dalam pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu melalui pendekatan PDCA (Plan, Do, Check and Action), dengan langkah awal penetapan standar, menilai kesesuaian, tindakan pengkoreksian, dan melakukan perbaikan bila perlu.

14)         Proses produksi pengalengan ikan didasarkan kepada beberapa tahapan atau alir produksi yang saling berkesinambungan agar terjaminnya mutu produk.

Pengadaan bahan baku ikan segar

Ikan yang akan dijadikan sarden didapatkan dari pemasok atau penyedia bahan baku yang telah memiliki kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan.

Pengguntingan (cutting)

Ikan digunting pada bagian pre dorsal (dekat dengan kepala) kebawah kemudian sedikit ditarik untuk mengeluarkan isi perut. Dalam tahapan pengguntingan juga dilakukan sortasi. Bahan baku ikan disortasi dari campuran ikan yang lain dan dari sampah serta serpihan karang yang ikut terbawa saat proses penangkapan ikan. Ikan yang sudah digunting ditempatkan dalam keranjang plastik kecil. Setelah keranjang penuh, ikan dimasukkan dalam mesin rotary untuk dilakukan proses pencucian.

Pengisian (filling)

Ikan yang keluar dari mesin rotary ditampung dalam keranjang plastik, lalu dibawa ke meja pengisian untuk diisikan kedalam kaleng. Diatas meja pengisian terdapat pipa air yang digunakan untuk melakukan pencucian ulang sebelum ikan diisikan kedalam kaleng. Posisi ikan didalam kaleng diatur, misalnya untuk membuat produk kaleng kecil setelah penghitungan rendemen ditentukan bahwa jumlah ikan yang diisikan kedalam kaleng adalah 4 ekor ikan. Ikan-ikan tersebut diisikan dalam kaleng dengan posisi 2 buah pangkal ekor menghadap kebawah dan 2 ekor lagi menghadap keatas. Kaleng yang sudah diisi ikan diletakkan diatas conveyor yang terus berjalan disamping meja pengisian untuk masuk tahapan berikutnya.

Pemasakan awal (pree cooking)

Dengan bantuan conveyor kaleng yang sudah terisi ikan masuk kedalam exhaust box yang panjangnya +12 m, di dalam exhaust box ikan dimasak dengan menggunakan uap panas yang dihasilkan oleh boiler. Suhu yang digunakan + 800C, proses pree cooking ini berlangsung selama + 10 menit. Setelah proses pemasakan selesai produk keluar dari exhaust box dilanjutkan dengan tahapan selanjutnya yaitu penirisan (decanting).

Penghampaan (exhausting)

Penghampaan dilakukan dengan menambahkan medium pengalengan berupa saos cabai atau saos tomat dan minyak sayur (vegetable oil). Suhu saos dan minyak sayur yang digunakan adalah +80℃. Pengisian saos dilakukan secara mekanis dengan menggunakan filler. Departemen Produksi Perusahaan XYZ melakukan exhausting dengan cara mekanis, dan dinamakan pengepakan vakum (vacum packed). Cara kerjanya adalah menarik oksigen dan gas-gas lain dari dalam kaleng dan kemudian segera dilakukan penutupan wadah.

Penutupan wadah kaleng (seaming)

Penutupan wadah kaleng dilakukan dengan menggunakan double seamer machine. Seorang karyawan bertugas mengoprasikan double seamer machine dan mengisi tutup kaleng kedalam mesin.

Sterilisasi (processing)

Sterilisasi dilakukan dengan menggunakan retort. Dalam satu kali proses sterilisasi dapat mensterilkan 4 keranjang besi produk ikan kalengan atau setara dengan +6.800 kaleng kecil atau 3.400 kaleng besar. Suhu yang digunakan antara 115 – 117 ℃ dengan tekanan 0,8 atm, selama 85 menit jika yang disterilisasi adalah kaleng kecil dan 105 menit untuk kaleng besar. Sterilisasi dilakukan dengan memasukkan keranjang besi kedalam menggunakan bantuan rel. Sterilisasi dilakukan tidak hanya bertujuan untuk menghancurkan mikroba pembusuk dan pathogen, tetapi berguna untuk membuat produk menjadi cukup masak, yaitu dilihat dari penampilan, tekstur dan cita rasanya sesuai dengan yang diinginkan.

Pendinginan dan Pengepakan

Ikan kalengan yang sudah disterilisasi dikeluarkan dari dalam retort, kemudian diangkat dengan katrol untuk didinginkan dalam bak pendinginan bervolume 16.5 m3 yang diisi dengan air yang mengalir. Pendinginan dilakukan selama 15 menit. Produk setelah didinginkan diistirahatkan terlebih dahulu ditempat pengistirahatan (Rested area) untuk menunggu giliran pengepakan (packing). Packing diawali dengan aktivitas pengelapan untuk membersihkan sisa air proses pendinginan, setelah itu produk dimasukkan kedalam karton. Produk yang kemasannya sudah diberi label (label cat) bisa langsung di packing, sementara produk yang kemasannya kosong terlebih dahulu diberi label kertas sesuai dengan keinginan produsen.

V.    ORGANISASI PENJAMINAN MUTU

DEPARTEMEN PRODUKSI PERUSAHAAN XYZ

5.1         Tingkat Departemen Produksi

15)         Organisasi jaminan mutu di tingkat Departemen Produksi meliputi Kabag Produksi, Manajer Produksi, dan Supervisor Produksi.

Bagan 2 Struktur Organisasi

16)         Kabag Produksi bertanggung jawab atas penyelenggaraan produksi, penelitian, dan penyampaian produk ketangan konsumen. Kabag produksi juga bertanggung jawab atas terjaminnya mutu produk yang dihasilkan. Dalam melaksanakan tugasnya, Kabag Produksi dibantu oleh manajer produksi.

17)         Manajer produksi bertanggung jawab terhadap proses produksi yang berlangsung dan bertanggung jawab terhadap pengadaan bahan baku serta peralatan hingga pengemasan.

18)         Manajer produksi bertugas dalam melakukan peningkatan kualitas dokumen mutu secara berkelanjutan, yaitu :

  1. Kebijakan Produk
  2. Standar Produk
  3. Kode Etik Karyawan Departemen Produksi
  4. Manual Mutu Produksi
  5. Standar Audit Mutu Produksi Internal
  6. Manual Prosedur Audit Mutu Produksi Internal
  7. Format Laporan Audit Mutu Produksi Internal
  8. Format Dokumen Departeman Produksi Perusahaan XYZ

19)         Supervisor produksi memiliki tugas dalam membantu menajer produksi seperti melakukan pengawasan terhadap kinerja perusahaan, bertanggung jawab terhadap produk gagal dan bertanggung jawab terhadap pengemasan dan penyimpanan produk serta pemeriksaan dan pengujuan proses produksi.

5.2         Tingkat Kontrol Kualitas

20)         Tugas dibagian ini adalah melakukan pengecekan apakah barang hasil produksi telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan atau sesuai dengan kebutuhan dari konsumen.

21)         Bagian kontrol kualitas secara langsung membantu tanggung jawab supervisor produksi dalam melakukan pengawasan produk jadi ketika penyimpanan.

22)         Ketua Bagian Kontrol Kualitas bertanggung jawab atas tersusunnya dokumen-dokumen mutu produk :

  1. Dokumen Spesifikasi Produk
  2. Dokumen Rencana Produksi
  3. Dokumen Evaluasi Produksi
  4. Dokumen Instruksi Kerja
  5. Dokumen Prosedur Kerja

23)         Ketua Bagian Kontrol Kualitas bertanggung jawab atas terlaksanya :

  1. Proses Produksi yang sesuai dengan standar yang ditentukan yang terdapat dalam dokumen mutu
  2. Evaluasi pelaksanaan proses produksi
  3. Evaluasi hasil proses produksi
  4. Tindakan perbaikan proses produksi

VI.        AUDIT MUTU PRODUKSI INTERNAL

DEPARTEMEN PRODUKSI PERUSAHAAN XYZ

6.1         Tujuan Audit Mutu Produksi Internal (AMPI)

1)        Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional produksi atau proses produksi Perusahaan XYZ.

2)        Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu produksi telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu produksi tersebut.

3)        Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional dan berkelanjutan.

6.2         Fungsi AMPI

AMPI memiliki fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan

Di dalam menjalankan fungsi Akuntabilitas, AMPI melaksanakan kegiatan yang bersifat independen dan objektif untuk klarifikasi dan verifikasi apakah upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatan produksi sesuai dengan standar mutu produksi Perusahaan XYZ secara tepat dan efektif, serta tanggung jawab dilaksanakan dengan baik dan efisien. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unit kerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik, dan prosedur. Semua kebijakan audit internal dilakukan untuk kedua fungsi ini, dengan penekanan yang bervariasi.

6.3         Tujuan AMPI

Tujuan AMAI adalah untuk membantu seluruh anggota unit pelaksana akademik dalam melaksanakan tugas untuk mencapai sasaran akademik yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab.

6.4         Konsep audit mutu

v  Program audit

  • Apakah mutu yang berhubungan dengan hasil produksi telah sesuai dengan dokumentasi sistem mutu.
  • Apakah prosedur dalam dokumentasi sistem mutu diterapkan secara efektif dan pantas untuk memenuhi sasaran yang diinginkan.

v  Klien

Perusahaan kami dengan nama XYZ adalah pihak yang diminta untuk di audit.

v  Kriteria audit

Kebijakan dalam perusahaan dan prosedur yang digunakan

ü  Input

*        Bahan baku harus tersedia pada waktu dan jumlah serta standar yang di tetapkan

*        Kesesuaian waktu mulai kerja dan selesai kerja pada karyawan perusahaan.

*        Kekuasaan yang berlaku di perusahaan

*        Pemakaian dan peralatan produksi

*        Tata letak proses produksi dan perkantoran

ü  Proses

*        Kesesuaian proses produksi dengan standar yang ditetapkan

*        Kesesuaian pemakaian bahan baku

*        Mengidentifikasikan kewajaran kegagalan produksi dan penyusutan

*        Keselamatan kerja para karyawan

ü  Output

*        Hasil produk yang diinginkan

*        Munculnya kegagalan produksi

*        Produk yang cacat

v  Tim Audit

Satu tim audit dipilih dari karyawan perusahaan XYZ sendiri yang dipilih secara spesifik. Tim audit melakukan audit dengan kriteria audit yang telah ditetapkan tanpa ada pengaruh dari pihak lain, dan penilaian secara objektif.

v  Kegiatan Audit

Kegiatan audit dinilai dengan formulir yang dibuat dengan format yang telah ditentukan yang berhubungan dengan standar mutu dalam perusahaan. Format penilaian audit adalah:

ü  Audit Sistem

ü  Audit Proses

ü  Audit Produk

VII.     LAMPIRAN-LAMPIRAN

Tabel 1 Formulir Audit Sistem

Sistem yang di Audit

Kategori Penilaian Audit Sistem

1

2

3

Unsur- unsur sistem mutu apakah sesuai dengan syarat yang telah ditentukan
Efektifitas implementasi sistem mutu dalam pencapaian tujuan apakah sesuai dengan yang ditentukan

Tabel 2 Formulir Audit Proses

Proses yang di Audit

Kategori penilaian audit proses

1

2

3

Seluruh proses (terutama proses kunci), apakah bekerja dengan baik
Semua prosedur dan instruksi kerja apakah terdokumentasi efektif
Pekerjaan karyawan apakah sudah sesuai prosedur dan instruksi kerja
Prosedur, instruksi kerja dan keterampilan karyawan apakah cukup untuk menjamin pengendalian proses
Pemakaian dan perawatan pelalatan produksi

Apakah sesuai standar yang telah ditentukan   Kesesuaian tata letak proses produksi dan perkantoran   keefektifan dan tujuan apakah sudah tercapai   Kesesuaian pemakaian bahan baku   Kesesuaian proses produksi dengan standar yang telah ditetapkan   Mengidentifikasikan kewajaran kegagalan produksi dan penyusutan   Keselamatan kerja para karyawan   

Tabel 3 Formulir Audit Produk

Produk yang di Audit

Kategori Penilaian Audit Produk

1

2

3

Mutu produk “XYZ” apakah sesuai dengan spesifikasi (standar)
Kesesuaian hasil produk yang dihasilkan
Munculnya kegagalan produksi
Produk yang cacat

Bogor, 15 April 2012

Kepala Bagian Produksi,

Ervin Kurnia Asmaniadi

NIM. J3J 111 024

Comments are closed.